Datenschutzerklärung für die App LernSax Messenger für Windows

(1) Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

Die verantwortliche Stelle (= „der Verantwortliche“ im Wortlaut der DSGVO) für die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten als Lehrkraft, Lernende(r) oder Elternteil bzw. Partner der Schule auf lernsax.de ist diejenige Schule bzw. Institution, die Ihnen Ihren Zugang zu lernsax.de auf Grundlage des zwischen der Schule und dem Landesamt für Schule und Bildung geschlossenen Vertrages zur Auftragsverarbeitung eingerichtet hat.

Wenn Sie direkt vom Landesamt für Schule und Bildung einen Zugang zu lernsax.de erhalten haben, ist die verantwortliche Stelle das Landesamt für Schule und Bildung als Betreiber von lernsax.de:

Landesamt für Schule und Bildung
Referat 53 | Medienbildung und Digitalisierung
Otto-Nagel-Straße 1 | 02625 Bautzen
Postanschrift: Postfach 44 44, 02634 Bautzen
Tel.: + 49 0351 8439-982 (nur Montag und Donnerstag) | Fax: + 49 351 8324-414
E-Mail: kontakt@lernsax.de

Datenschutzbeauftragter
Das Landesamt für Schule und Bildung hat einen Datenschutzbeauftragten bestellt. Sie erreichen den Datenschutzbeauftragten unter datenschutzbeauftragter@lasub.smk.sachsen.de.

(2) Was sind personenbezogene Daten?

Daten sind gemäß Datenschutz-Grundverordnung (im Folgenden „DSGVO“) personenbezogen, wenn sie entweder einer identifizierten natürlichen Person zugeordnet sind oder einer natürlichen Person in der Weise zugeordnet werden können, dass diese Person durch die Daten identifizierbar ist bzw. identifizierbar wird. Hierunter fallen alle Angaben, die Rückschlüsse auf die Identität einer Person ermöglichen. Hierzu zählen z.B. der Name, die E-Mail-Adresse, die persönlichen Zugangsdaten zu einer Online-Plattform oder auch die IP-Adresse.

(3) Welche personenbezogenen Daten werden in der App verarbeitet? Und zu welchen Zwecken?

Wenn die App personenbezogene Daten verarbeitet, so geschieht dies ausschließlich zu dem Zweck, dass Sie die Funktionen der App mit Ihrem LernSax-Zugang unter Windows möglichst komfortabel nutzen können.

Alle Daten, die die App lokal verarbeitet, werden im persönlichen Benutzerverzeichnis auf dem Windows-PC gespeichert (AppData/Local).

In der App werden folgende personenbezogenen Daten verarbeitet:

• Login-Daten
  Um sich in der App mit Ihrem Zugang anzumelden, müssen Sie Ihre Login-Daten für LernSax eingeben. In der Regel bestehen diese Login-Daten aus Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrem Passwort. Dadurch werden Sie am LernSax-Server angemeldet und haben danach Zugriff auf die Werkzeuge, die in der App zur Verfügung stehen. Ihr Passwort wird aus Sicherheitsgründen nicht in der App gespeichert. Falls Sie die App auf einem persönlichen Gerät installiert haben, wird Ihr Passwort auch nur für den ersten Login verarbeitet, bis Sie sich in der App wieder ausloggen und sich dann erneut mit Ihren Login-Daten einloggen. Statt Ihres Passwortes verarbeitet die App auf persönlichen Geräten ein sog. Token für die Anmeldung am Server.
  
• Nutzungsdaten
  Wenn Sie sich über die App eingeloggt haben, sind Sie direkt mit LernSax verbunden. So wie bei der Nutzung von LernSax im Browser entstehen auch bei der Nutzung Ihres Zugangs über die App personenbezogene Nutzungsdaten auf LernSax. D.h. die Plattform verarbeitet z.B. Ihre IP-Adresse, das Datum und die Uhrzeit eines Datei-Uploads in der Dateiablage oder das Datum und die Uhrzeit Ihres letzten Logins.
  
  In den Server-Logfiles von LernSax werden bei Nutzung der App folgende Daten automatisiert gespeichert:
  
  - Datum und Uhrzeit der Serveranfrage
  
  - Typ und Version der von Ihnen verwendeten App und des verwendeten Browsers, falls Sie den Browserzugang über die App nutzen
  
  - Typenbezeichnung und Version des von Ihnen verwendeten Betriebssystem
  
  - die IP-Adresse, mit der Ihr Gerät bei Zugriff auf LernSax mit dem Internet verbunden war.
  
  Das letzte Oktett Ihrer IP-Adresse, also die Zahlenreihe hinter dem letzten Punkt, wird anonymisiert gespeichert, so dass die von Ihnen verwendete IP-Adresse nicht ohne entsprechende Informationen Ihres Internetanbieters personenbezogen ausgewertet werden kann.
  
  Sobald Sie sich in der App einloggen, verarbeitet die App ab diesem Zeitpunkt folgende auf Ihren persönlichen Account bezogene Daten:
  
  - Ihren Benutzernamen und Ihren auf LernSax angezeigten Namen
  
  - Ihr Token für den Login und Ihre Session-ID, damit die App Sie bei Start automatisch einloggen kann
  
  - Ihr Profilbild auf LernSax
  
  
• Nutzerdaten
  Die App verarbeitet Nutzerdaten, d.h. von Ihnen selbst erstellte und damit personenbezogene Inhalte, wenn Sie z.B. eine Nachricht im Messenger verfassen und an einen Ihrer Kontakte auf LernSax senden oder eine Datei in die Dateiablage einer Gruppe hochladen, in der Sie Mitglied sind und mindestens Schreibrechte besitzen.
  
  Im Messenger wird Ihr bisheriger Kommunikationsverlauf lokal gespeichert, sofern Nachrichten über die App empfangen, gesendet oder aus dem Verlauf auf LernSax geladen wurden. Zweck hierfür ist, dass Sie Ihre Messenger-Kommunikation in der App jederzeit nachvollziehen können, ohne dass große Datenmengen übertragen werden müssten oder Nachrichten nicht mehr im Verlauf auf der Plattform vorhanden sind. Auf der Plattform werden die Inhalte der Messenger-Kommunikation in der Regel nach Ablauf von sieben Tagen automatisiert gelöscht. Die für LernSax geltende Löschfrist entnehmen Sie bitte der Datenschutzerklärung von LernSax.
  
  Eine Speicherung von Dateien auf Ihrem Gerät findet nur dann statt, wenn Sie diese über die App auf Ihren PC herunterladen. Wenn Sie Dateien in der App öffnen, wird die betreffende Datei automatisch in den Ordner "Downloads" auf dem PC gespeichert und danach mit dem Standardprogramm für das jeweilige Dateiformat geöffnet. Die App löscht keine Dateien, die über die App mit der Funktion "Öffnen" in den Ordner Downloads heruntergeladen wurden. Sie müssen diese Dateien ggf. manuell löschen, wenn Sie sich das betreffende Gerät mit anderen Personen teilen.
  
  Synchronisation von Ordner-Favoriten und sog. „Quicklinks“
  Wenn Sie in der App Ordner als Favoriten markieren, werden Ihre Ordner-Favoriten in Ihrem persönlichen Speicherbereich in der LernSax-Datenbank zentral gespeichert, so dass Sie in allen LernSax-Apps auf allen Betriebssystemen (iOS, macOS, Android, Windows) auf dieselben Favoriten-Ordner zugreifen können.
  
  Wenn Sie in der App sog. „Quicklinks“ auf Werkzeuge in den verschiedenen LernSax-Arbeitsbereichen erstellen, so werden die von Ihnen angelegten Quicklinks ebenfalls in Ihrem persönlichen Speicherbereich in der LernSax-Datenbank zentral gespeichert, so dass Sie in allen LernSax-Apps auf allen Betriebssystemen (iOS, macOS, Android, Windows) auf dieselben Quicklinks zugreifen können.

(4) Wie sicher ist die Nutzung der App?

Für die Sicherheit bei der Nutzung der App haben wir wirksame technische und organisatorische Maßnahmen ergriffen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden im Zuge der fortschreitenden technologischen Entwicklung fortlaufend geprüft und bei Bedarf angemessen angepasst.

Transportverschlüsselung
Jegliche Kommunikation der App mit dem LernSax-Server erfolgt verschlüsselt (mindestens TLS 1 mit 256 Bit-Verschlüsselung, unterstützte TLS-Version ist abhängig von dem verwendeten Gerät).

"Authentifizierungs-Token" statt Speicherung des Passworts
Wenn Sie die App auf einem persönlichen PC nutzen, wird aus Sicherheitsgründen nicht Ihr eigentliches Passwort auf dem Gerät gespeichert, sondern ein sog. „Authentifizierungs-Token“. Auf LernSax können Sie unter „Einstellungen“, „Externe Dienste“ die bestehende Verbindung zu dem persönlichen Gerät, auf dem Sie die App installiert und sich eingeloggt haben, jederzeit löschen. Sie löschen damit Ihr in der App gespeichertes Authentifizierungs-Token, so dass die App beim nächsten Start wieder die Eingabe des Passwortes verlangt. Damit verhindern Sie in kürzester Zeit z.B. bei Verlust Ihres Gerätes, dass sich Dritte mit Ihrem Zugang unbefugt einloggen können.

Sie können die App auch auf nicht-persönlichen Geräten nutzen, auf die nicht nur Sie selbst Zugriff haben. In diesem Fall müssen Sie bei jedem Aufruf der App Ihren Login inkl. Passwort eingeben.

Länderspezifische Zugangsbeschränkung
Sie können Ihren LernSax-Zugang und damit auch den Zugriff über die App noch weiter absichern, indem Sie auf LernSax in Ihren persönlichen Einstellungen eine länderspezifische Zugangsbeschränkung aktivieren. Mit der Aktivierung der Zugangsbeschränkung legen Sie fest, aus welchen Ländern der Login mit Ihrem persönlichen Zugang möglich sein soll. Hierfür wird die von Ihnen verwendete IP-Adresse lokalisiert. Ein Login in der App aus einem anderen Land als den von Ihnen angegebenen Ländern wird dann trotz korrekt eingegebenem Passwort oder erfolgreicher Token-Authentifizierung automatisiert unterbunden, wenn die bei Login verwendete IP-Adresse einem der unerwünschten Länder zugeordnet werden kann. Über den scheiternden Login-Versuch werden Sie per LernSax-Systemnachricht benachrichtigt. Sie können die länderspezifische Zugangsbeschränkung auf LernSax jederzeit Ihren Bedürfnissen anpassen oder auch wieder aufheben.

(5) Auf welcher Rechtsgrundlage beruht die Verarbeitung?

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten entspricht derjenigen, die auch für die LernSax im Allgemeinen gilt und ist in der allgemeinen Datenschutzerklärung von LernSax unter https://www.lernsax.de/wws/9.php#/wws/1494114.php niedergelegt.

(6) Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Die App speichert Ihre Login-Daten (Benutzernamen und Authentifizierungs-Token) nur dann, wenn Sie die App auf einem persönlichen Gerät nutzen. Alle sonstigen Daten werden nicht lokal gespeichert, sondern über die Kommunikation mit dem Server Ihrer LernSax-Plattform bei Bedarf von der Plattform eingeladen und in der App dargestellt. Wenn Sie auf Dateien zugreifen wollen, die auf der Plattform gespeichert sind, so kann dies daher nur dann geschehen, wenn Ihr Gerät eine Verbindung zum Internet hat. Offline sind Ihre Dateien nicht zugänglich, da die App Sie nicht einloggen kann, um die Verbindung mit dem Server der Plattform herzustellen.

Ihren Login können Sie jederzeit aus der App löschen, indem Sie sich in der App ausloggen. Dadurch wird das zugehörige Authentifizierungs-Token gelöscht. Den Kommunikations-Verlauf mit einem Kontakt oder innerhalb einer Gruppe, Lerngruppe oder eines Kurs können Sie jederzeit manuell in der App lokal löschen (Textnachrichten, versendete und empfangene Dateien, Sprachaufnahmen, Metadaten der Kommunikation). Dabei werden die jeweiligen Verläufe nur auf dem Gerät gelöscht, nicht auf der Plattform. Die endgültige Löschung eines Verlaufes kann jederzeit auf der Plattform vorgenommen werden.

Sämtliche Daten, die in der App selbst verarbeitet werden, werden von Ihrem Gerät gelöscht, sobald Sie im Menü „Mehr“ unter „Account“ die App zurücksetzen oder die App von Ihrem Gerät löschen.

(7) An welche Empfänger werden die Daten weitergegeben?

Die Empfänger der Daten in der App sind identisch mit den Empfängern der Daten auf LernSax. Die App übermittelt keine personenbezogenen Daten an Dritte.

Wir weisen darauf hin, dass Microsoft bei Installation der App aus dem Microsoft Store Statistiken für die Nutzung des Stores erstellt und auswertet. Sollten Sie die App also aus dem Microsoft Store beziehen, so werden in diesem Kontext auch personenbezogene Daten durch die Firma Microsoft erhoben und verarbeitet. Informationen hierzu finden Sie in den Datenschutzinformationen des Microsoft Stores.

(8) Wo werden die Daten verarbeitet?

Ihre personenbezogenen Daten werden sowohl (teilweise) innerhalb der App auf Ihrem PC als auch (vollständig) auf dem LernSax-Server verarbeitet. Der Serverstandort ist Deutschland. Weitere Informationen erhalten Sie in der Datenschutzerklärung auf LernSax unter https://www.lernsax.de/wws/9.php#/wws/1494114.php.

(9) Ihre Rechte

Sie können jederzeit Ihre Rechte nach Art. 12-23 DSGVO gegenüber dem Verantwortlichen für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten geltend machen:

• Recht auf Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung, Sperrung oder Löschung (Art. 16 u. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO) sowie das
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO, soweit technisch möglich).

Falls Verarbeitungen auf Grundlage Ihrer Einwilligung erfolgen, haben Sie das Recht, ihre Einwilligung jederzeit gegenüber der verantwortlichen Stelle für künftige Verarbeitungen zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

Ferner haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz einzureichen (Art. 77 DSGVO). Sie können Sich dazu an diejenige Aufsichtsbehörde wenden, die für Ihren Wohnort zuständig ist.

Die vollständige Datenschutzerklärung zu LernSax finden Sie unter https://www.lernsax.de/wws/9.php#/wws/1494114.php.


Stand der Informationen: 20.02.2024