Dateiablage

In der Dateiablage können Sie in einem geschützten Bereich persönliche Dateien (Raum "Mein Arbeitsplatz") und Dokumente in anderen Räumen ablegen und übersichtlich verwalten.

Aufbau & Struktur

Die Dateien werden in verschiedenen Ordnern und Unterverzeichnissen gespeichert, die Sie selbst anlegen und benennen. Durch das Speichern in der Dateiablage haben Sie einen orts- und zeitunabhängigen Zugriff auf die Daten.

An oberster Stelle steht der momentan geöffnete Ordner - beim Aufruf der Dateiablage ist das der Hauptordner des Raumes. Unter dem geöffneten Ordner sehen Sie die sich in diesem Ordner befindlichen Dateien sowie, falls vorhanden, die Unterordner. Mit Klick auf einen Unterordner öffnen Sie diesen und gelangen eine Ordnerebene tiefer. Die Überordner werden im Pfad in der Leiste oben angezeigt. Klicken Sie hier auf den jeweiligen Ordnernamen, falls Sie einen der Überordner öffnen möchten. Über den Pfeil links am Pfad werden Ihnen auch die Ordner höherer Ebenen angezeigt.

Wenn Sie den Mauszeiger über einem Ordner oder einer Datei verweilen lassen, werden Ordner- bzw. Dateieigenschaften angezeigt. Sie sehen hier:

  • den Ordner- bzw. Dateinamen,
  • die Ordner- bzw. Dateigröße,
  • das Erstellungsdatum,
  • den Namen des Erstellers,
  • falls vorhanden, die Beschreibung,
  • bei Bildern die Abmessungen in Pixeln.

Datei ansehen und bearbeiten

Mit Klick auf den Dateinamen öffnet sich ein Pop-up-Fenster mit der Vorschauansicht der Datei und weiteren Möglichkeiten. Über das Bearbeiten-Icon können Sie hier, falls angebunden, unterstützte Dateiformate (z.B. doc, xls, ppt) im Online Office öffnen - die nötigen Rechte vorausgesetzt.

Möchten Sie den Dateinamen ändern, dann wählen Sie im Pop-up den Reiter "Eigenschaften". Im Reiter "Freigabe" können Sie die Datei mit Adminrechten für den anonymen Zugriff freigeben.

Speicherplatz

Wie viel Speicherplatz noch frei ist, können Sie rechts in der Leiste sehen. Falls der Speicherplatz nahezu erschöpft ist, hilft nur eins - aufräumen und löschen!

Erläuterung der Funktionen

  • Neue Datei ablegen
    Klicken Sie auf "Neue Datei ablegen", um in dem gewählten Ordner neue Dokumente hochzuladen oder eine neue Datei zu erstellen.
  • Ordner anlegen
    Um Ihre Dateiablage zu strukturieren, können Sie eine beliebige Ordnerstruktur mit mehreren Ebenen anlegen. Klicken Sie zuerst in der Ordnerübersicht auf die Ebene, in der Sie einen neuen Ordner erstellen möchten, und dann auf "Ordner anlegen".
  • Ordner
    Im Pop up-Fenster, das Sie mit Klick auf den Link "Ordner" öffnen, sehen Sie die Ordnerstruktur der Dateiablage des Raumes. Hier können Sie den gewünschten Ordner anwählen und in der Dateiablage-Übersicht öffnen.
  • Suche
    Möchten Sie die Inhalte der Dateiablage durchsuchen, klicken Sie auf diesen Link. Geben Sie dann den/die Suchbegriff/e in das Textfeld ein. Klicken Sie auf den Button "Suche". Befinden sich in der Dateiablage Dateien mit dem/den eingegebenen Begriff/en, werden diese anschließend angezeigt und können heruntergeladen werden.

    In der Auswahlbox "Bereich" wählen Sie, ob der Dateiname und die -beschreibung (= Eigenschaften) oder der Inhalt von Textdokumenten (= Inhalt) durchsucht werden soll.

    Unter "Option" geben Sie an, ob Phrasen, ganze Worte, Wortanfänge oder Wortteile gesucht werden. Die Option "Wortanfänge" durchsucht Dateien nach Wörtern, die mit dem eingegebenen Suchbegriff beginnen: der Suchbegriff „Frage“ findet z.B. auch die Datei "Fragebogen" – ebenso wie bei der Option "Wortteile". Die Option "Ganze Worte" hingegen sucht nur nach vollständig übereinstimmenden Wörtern. Geben Sie mehrere Suchwörter ein, werden nur Dateien angezeigt, in denen alle Wörter bzw. Wortanfänge oder-teile vorkommen.
  • Papierkorb (in Räumen außer Mein Arbeitsplatz nur mit Adminrechten)
    Sobald Sie mindestens eine Datei löschen, erscheint in der Dateiablage des Raumes der Link „Papierkorb“. Gelöschte Dateien werden hier vier Wochen lang aufbewahrt. Sie können aus dem Papierkorb zurück in eine Dateiablage kopiert werden und lassen sich so wiederherstellen.
  • Einstellungen (in Räumen außer Mein Arbeitsplatz nur mit Adminrechten)
    Um einzustellen, wie gleichnamige Dateien in der Dateiablage behandelt werden sollen, klicken Sie auf "Einstellungen".
  • Aktualisieren
    Um die Dateiablage zu aktualisieren und etwa kürzlich hinzugefügte Dateien sichtbar zu machen, klicken Sie auf diesen Link.

Checkbox

Durch einen Klick in die Checkbox können einzelne Dateien ausgewählt werden. Möchten Sie alle Dateien auf einmal auswählen, klicken Sie auf "Alle". Ausgewählte Dateien werden durch ein Häkchen in der Checkbox gekennzeichnet. Nach der Auswahl stehen Ihnen die Funktionen "Kopieren", "Mailen", und mit den nötigen Rechten die Buttons "Verschieben" und "Löschen" zur Verfügung.

Auswahl kopieren

In der Dateiablage können Sie Dateien kopieren und in einen anderen Ordner einfügen. Dies funktioniert bereichsübergreifend. So können Sie beispielsweise Dateien, die Sie in Ihrer privaten Dateiablage abgespeichert haben, kopieren und in einen Ordner in einem Ihrer anderen Räume einfügen.

  • Dazu müssen Sie die entsprechenden Dokumente über die Checkbox kennzeichnen und auf den Button "Kopieren" klicken.
  • Es öffnet sich ein Pop-up zum Kopieren der Datei. Hier können Sie das gewünschte Ziel auswählen und den Vorgang mit Klick auf den Button "Datei kopieren" bestätigen.

Auswahl zippen (nicht auf allen Plattformen verfügbar)

Sie können mehrere Dateien eines Ordners gleichzeitig als ZIP-Archiv herunterladen. Markieren Sie die gewünschten Dateien per Checkbox und klicken auf den Button "Zippen". Im sich öffnenden Pop-up-Fenster sind die markierten Dateien zusammengefasst. Bestätigen Sie hier erneut den Vorgang, um die Dateien gesammelt in einem ZIP-Ordner herunterzuladen.

Auswahl mailen

Mit Klick auf den Button "Mailen" öffnet sich das E-Mailfenster und die ausgewählten Dateien werden automatisch als Anhang beigefügt.

Auswahl verschieben

Sie können Dateien bereichsübergreifend in einen anderen Ordner verschieben. Sie benötigen in der Dateiablage des Raumes, in die Sie die Datei verschieben möchten, mindestens Schreibrechte.

  • Markieren Sie die Dateien, die Sie verschieben möchten, über die Checkbox.
  • Klicken Sie auf den Button "Verschieben".
  • Es öffnet sich ein Pop-up-Fenster, in dem Sie das Ziel auswählen. Klicken Sie auf den gewünschten Zielordner - ist dieser kursiv dargestellt, verfügen Sie nicht über die nötigen Rechte.
  • Mit dem Button "Dateien verschieben" bestätigen.
  • Die Dateien sind im Ziel mit dem aktuellen Datum und der aktuellen Uhrzeit gekennzeichnet. Im Gegensatz zum "Kopieren" wird die Originaldatei im ursprünglichen Ordner gelöscht.

Auswahl löschen

  • Nur mit Adminrechten in der Dateiablage des jeweiligen Raumes können Sie auch Dateien anderer Nutzer löschen. Wer nicht über Adminrechte verfügt, kann nur eigene Dateien löschen.
  • Zum Löschen von Dateien wählen Sie diese über die Checkbox aus und klicken auf den Button "Löschen".
  • Nach Bestätigung der Abfrage werden die Dateien gelöscht und landen im Papierkorb.

Ordner löschen (in Räumen außer Mein Arbeitsplatz nur mit Adminrechten)

Um einen Ordner direkt mit allen Inhalten zu löschen, klicken Sie auf das Stift-Icon am Ordner. Im Pop-up Fenster den Reiter "Löschen" wählen. Markieren Sie im Anschluss das Häkchen in der Checkbox und bestätigen den Vorgang mit dem Button "Ordner löschen". Überlegen Sie gut, ob Sie einen Ordner mit allen Unterordnern und Inhalten löschen möchten. Größere Ordnerstrukturen lassen sich unter Umständen nur aufwendig wiederherstellen.

Ordner exportieren (in Räumen außer Mein Arbeitsplatz nur mit Adminrechten)

Um Dateien zu sichern, können Sie einen Ordner inklusive aller Unterordner und Dateien als tar-Archiv exportieren. Klicken Sie auf das Bearbeiten-Icon am Ordner und wählen den Reiter "Exportieren".

Ordner kopieren (in Räumen außer Mein Arbeitsplatz nur mit Adminrechten)

Kopieren Sie einen zuvor ausgewählten Ordner inklusive Unter-Ordnern und Dateien in einen anderen Ordner und/oder Arbeitsbereich.  Klicken Sie auf das Bearbeiten-Icon am Ordner und wählen den Reiter "Kopieren".

Icons

Ordner öffnen

Um einen Ordner zu öffnen, klicken Sie auf den Ordnernamen. Der geöffnete Ordner wird farbig hinterlegt und der Inhalt unterhalb des Ordners aufgelistet.

Ordner bearbeiten (in Räumen außer Mein Arbeitsplatz nur mit Adminrechten)

Zum Umbenennen, zur Eingabe einer Kurzbeschreibung und zur Rechtevergabe von Ordnern (nur Download bzw. nur Upload möglich) in einem Raum klicken Sie auf das "Bearbeiten"-Icon am Ordner. Daraufhin öffnet sich ein neues Pop-up-Fenster, in dem Sie die Eigenschaften bearbeiten können. Ebenfalls mit Adminrechten können Sie unter Freigabe einzelne Dateien oder ganze Ordner für den anonymen Zugriff freigeben und im Reiter "Löschen" Ordner inklusive aller Unterordner und Dateien löschen.

Datei herunterladen

Durch Klick auf dieses Icon wird der Dateidownload aktiviert. Sie können dann auswählen, ob Sie die Datei auf Ihrer Festplatte abspeichern oder nur zum Ansehen öffnen wollen.

Ordner löschen

Bitte beachten Sie, dass Sie über dieses Icon nur Ordner löschen können, die keine Dateien enthalten. Bei leeren, von Ihnen selbst angelegten Ordern (oder mit Adminrechten), erscheint das Icon mit dem Papierkorb. Möchten Sie einen Ordner löschen, klicken Sie auf dieses Icon. Nach Bestätigung der Abfrage wird der Ordner gelöscht.

Um einen Ordner direkt mit allen Unterordnern und Inhalten zu löschen, klicken Sie auf das Stift-Icon am jeweiligen Ordner und wählen im Pop-up-Fenster den Reiter "Löschen".

Neu

Dateien, die innerhalb der letzten zwei Tage hochgeladen wurden, sind mit einem orangenen Sternchen gekennzeichnet (je nach Plattform kann die Farbe abweichen). Ist eine neue Datei vorhanden, werden alle übergeordneten Ordner ebenfalls mit dem entsprechenden Sternchen gekennzeichnet.

Neu

Ist eine Datei bis zu vier Tage alt, erhält sie dieses Sternchen. Ist ein Ordner mit einem Sternchen markiert, so finden sich hier neu hochgeladene Dateien.