Benutzersynchronisation zu SaxSVS mit LernSaxSVS-Sync
Das Tool "LernSaxSVS-Sync" ermöglicht es den in LernSax registrierten Schulen, die gesamte Benutzerverwaltung auf Basis der in SaxSVS hinterlegten Daten vorzunehmen. Neben der Benutzerverwaltung von Lehrkräften, Schülern und Eltern ermöglicht das Tool die automatische Versetzung und auch die Zuordnung in Klassen und Lerngruppen.
LernSaxSVS-Sync
Die Schulverwaltungssoftware "SaxSVS" ermöglicht es, komplette Datensätze zur Weiterverwendung in Stundenplansoftware etc. zu exportieren.
Das Hilfsprogramm „LernSaxSVS-Sync“ nutzt diese Datensätze, um in SaxSVS angelegte Lehrkräfte, Schüler und deren Eltern Zugang zur LernSax-Arbeitsumgebung der Schule zu schaffen und automatisiert zu verwalten. So werden Versetzungen, Schuljahreswechsel, Zu- und Abgänge vom Programm automatisch erkannt und die LernSax-Umgebung mit jeder erneuten Synchronisation daran angepasst.
Funktionsumfang
- legt Schüler, Lehrer und Eltern in LernSax an
- ordnet Schüler in ihre Klassen ein
- ordnet Lehrkräfte, die sich in der Synchronisation befinden, den Klassen als Moderator zu
- legt optional zwei Elternzugänge für jeden Schüler an und ordnet diese in klassenspezifische Gruppen ein
- gibt strukturierte Listen mit Zugangsdaten für alle neuangelegten LernSax-Nutzer aus
- automatisiert Veränderungen an Benutzernamen
- versetzt Schüler mit Schuljahreswechsel und führt eine Neuzuordnung zu Klassen durch
- Ablage der generierten Zugangsdaten in der Dateiablage des Administrators (ab 2.0)
- Sicherungsfunktion: Klassen können bei der Versetzung archiviert werden (ab 2.1)
- Bestehende Accounts: Wenn ein Account manuell auf LernSax angelegt wurde und ein gleichnamiger Account nun über die Synchronisation angelegt werden soll, wird nunmehr ein neue Account mit dem Suffix „.sync“ angelegt und dies im Protokoll entsprechend hervorgehoben. (ab 2.2)
- Ablage der generierten Zugangsdaten in der Dateiablage des Administrators (ab 2.0)
Modus: Erweiterte Version
- Klassen können deaktiviert angelegt und später selektiv freigeschaltet werden
- Eltern können optional in Gruppen zusammengefasst oder den Schülerklassen zugeordnet werden
- Flexible Namenswahl für Benutzerzugänge: Es stehen mehrere Namensschemata zur Verfügung, Mehrfach-Vornamen könne gekürzt werden (ab 2.0)
- Lehrern können in eine eigene Lehrergruppe eingeordnet werden. (ab 2.0)
- Speichern und Laden der Einstellungen für die erweiterte Version (ab 2.2)
- Wenn das bestehende Namensschema im Rahmen einer Synchronisation geändert werden soll, zeigt das Tool eine entsprechende Warnung inkl. Sicherheitsabfrage an. (ab 2.2)
Technische Vorausetzungen
- Für "LernSaxSVS-Sync": PC mit Windows ab Version 7. Die Installation benötigt Administratorrechte.
- Als Datenquelle: Einsatz von SaxSVS für Verwaltungsaufgaben an der Schule
Berufsbildende Schulen
Die Version von SaxSVS für Berufsbildende Schulen unterstützt den Export der Datensätze nicht (fehlender Export-Filter). Daher können diese Schulen ihre LernSax-Zugänge nicht mit LernSaxSVSSync verwalten. Alternativ kann auf WebweaverDesktop zurückgegriffen werden, welches unter anderem mit xlsx-Listen umgehen kann.
Support und Unterstützung
- Bitte nutzen Sie das Forum der Netzwerkgruppe LernSax Administratoren. Falls Sie dort noch kein Mitglied sind, können Sie sich jederzeit über Netzwerk --> Netzwerkgruppen --> Offene Netzwerkgruppen dort anmelden.
Datenschutzhinweise
Die aus SaxSVS als Datengrundlage exportierte xml-Datei enthält sämtliche Daten aus SaxSVS und unterliegt damit den einschlägigen Bestimmungen des Datenschutzes. Administrative Nutzer des Synchronisationswerkzeugs "LernSaxSVS-Sync" müssen sicherstellen, dass diese Datei nicht unbefugten Dritten zugänglich wird. Technisch verbleibt diese xml-Datei an der Einrichtung. Sie wird nicht zu LernSax resp. der Digionline GmbH oder Dritten übertragen. Lediglich deren Inhalte werden von "LernSaxSVS-Sync" ausgewertet.
Aus der SaxSVS-xml-Datei werden nur solche Daten genutzt, die für die Benutzersynchronisation mit LernSax unabkömmlich sind. Im Detail handelt es sich je nach gewähltem Synchronisationsumfang maximal um die Felder mit den Kennungen:
- 400-003 = Klasse Schuljahr
- 400-012 = Klasse Bezeichnung
- 400-015 = Klassenlehrer
- 200-014 = Lehrer Name
- 200-016 = Lehrer Vorname
- 500-009 = Schüler Name
- 500-003 = Schüler Vorname
- 520-014 = Sorgeberechtigter Name
- 520-013 = Sorgeberechtigter Vorname
- sowie die eindeutige SaxSVS-ID.
Diese Daten unterliegen während und nach der Synchronisation den Datenschutzbestimmungen von LernSax und den dazu zwischen dem Herausgeber (Sächsisches Bildungsinstitut / Landesamt für Schule und Bildung) und dem von diesem beauftragten Betreiber (Digionline GmbH) getroffenen vertraglichen Vereinbarungen. Diese sind hier einsehbar:
Oft gestellte Fragen zur Synchronisation mit SaxSVS
- 1. Können Lehrer, Schüler und Eltern mit einem Schulkonferenzbeschluss verpflichtet werden, Lernsax zu nutzen?
Nein. Dazu bedarf es einer Rechtsgrundlage, die derzeit nicht existiert. Hinsichtlich der Lehrkräfte liegt dem HPR eine Stellungnahme des SMK vor, die eine Verpflichtung ebenfalls ausschließt. Daher ist eine Einwilligung nach den Vorgaben der DSGVO zwingend erforderlich. Zu einer Einwilligung kann niemand gezwungen werden - und wenn dies geschieht, wäre sie datenschutzrechtlich in jedem Fall nichtig.
Rechtsgrundlage könnte ein Erlass, eine Verwaltungsvorschrift oder eine Ergänzung im Schulgesetz dergestalt sein, dass LernSax generell an Schulen eingesetzt werden kann/soll. Dann wäre eine Verarbeitung nach 
Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e DSGVO möglich: "..die Verarbeitung ist für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde".
Einwilligung
- 2. Können die Personen, die Lernsax nicht nutzen wollen, mit SaxSVSSync angelegt werden. Können in diesem Fall die ungenutzten Accounts einfach im System verbleiben oder müssen diese gelöscht werden.
Ohne Rechtsgrundlage oder Einwilligung dürfen keine personenbezogenen Daten verarbeitet werden. Ein Anlegen von Nutzern, welche diese Voraussetzungen nicht erfüllen, kann im Zuge von Synchronisationsprozessen allenfalls toleriert werden, wenn es sich lediglich um ein temporäres, also kurzzeitiges und vorübergehendes Anlegen handelt.
Sie können also durch Synchronisation mit SaxSVS alle Nutzer anlegen, zumindest so lange SaxSVS noch keine Möglichkeit bietet, die Einwilligung in seiner Datenbank zu erfassen und beim Export zu berücksichtigen. Sie müssen jedoch sicherstellen, dass unmittelbar nach dem Synchronisationsdurchlauf alle Nutzer mit den administrativen Verwaltungswerkzeugen wieder gelöscht, werden, die keine Einwilligung gegeben haben. Ein Deaktivieren des Accounts ist nicht ausreichend.
Die Löschung sollte unmittelbar nach dem Synchronisationsdurchlauf erfolgen. Die Zugangsdaten der Betroffenen sind keinesfalls auszureichen sondern zu vernichten.
Die Betroffenen sind über das Verfahren gemäß der Vorgaben nach Art. 13 DSGVO angemessen zu informieren.
- 3. Dürfen die Accounts von Nutzern, die Lernsax nicht nutzen wollen, überhaupt angelegt werden oder müssen sie vorher aus der xml-Export-Datei entfernt werden?
Siehe dazu auch Frage 2. Nach Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO ist die Verarbeitung von Daten möglich zur "Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten ... sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person ... überwiegen ...".
Der Aufwand der vorherigen Löschung aus der Quelldatei ist unverhältnismäßig höher einzustufen als das anschließende Löschen über die Administration der Plattform und daher berechtigt abzulehnen.
- 4. Was ist rechtlich noch bei dieser Vorgehensweise zu > beachten?
Sie müssen das unter 2. beschriebenen Vorgehen nach jedem Synchronisationsdurchlauf wiederholen.